Робота в Microsoft Outlook

Microsoft Outlook є комунікаційним додатком, що допомагає більш ефективно розпоряджатися своїм часом й інформацією, а також надає можливість швидко публікувати дані й працювати разом з колегами.

Електронна пошта, або e-mail, є в сьогоднішньому діловому світі незамінним засобом зв’язку. Outlook надає всі засоби, потрібні для ефективної роботи з електронною поштою й керування електронними повідомленнями. Використовуючи Outlook, ви можете:

• відсилати й одержувати електронні повідомлення;
• додавати файли до ваших повідомлень;
• створювати й управляти адресною книгою;
• упорядковувати й архівувати повідомлення;
• персоналізувати ваші повідомлення.

Перший запуск Outlook

Outlook 2002 підтримує облікові записи електронної пошти, що працюють із комп’ютером, на якому встановлений Microsoft Exchange Server, або з комп’ютером, що є поштовим сервером в Інтернет.

Якщо ви приєднані до локальної мережі (LAN), що містить комп’ютер із установленим на ньому Microsoft Exchange Server, ви відсилаєте й одержуєте електронну пошту як усередині мережі, так і ззовні (з Internet) з використанням цього сервера. Ваш мережний або системний адміністратор надасть вам інформацію, необхідну для установки й настроювання облікового запису електронної пошти Exchange.

Якщо ви працюєте на окремому комп’ютері або в мережі, що не містить свій власний поштовий сервер, для користування електронною поштою необхідно мати обліковий запис, наданий провайдером Інтернет-послуг (Internet Service Provider (ISP)). Ви можете з’єднуватися із провайдером за допомогою модему по телефонній лінії, через DSL-канал, кабель або через локальну мережу.

• Якщо ви використаєте модем, ви можете вручну встановити з’єднання, коли вам це знадобиться, або ж настроїти вилучений доступ на автоматичне з’єднання із провайдером при кожному запуску Outlook. Ваш провайдер може надати телефонний номер, настроювання модему й іншу спеціальну інформацію, що знадобиться для настроювання обох типів з’єднання.
• Якщо ви підключені до локальної мережі, вона повинна бути настроєна таким чином, щоб надавати доступ до провайдера з вашого комп’ютера. Ваш мережний або системний адміністратор може надати відповідну інформацію для одержання доступу до Інтернет-пошти через локальну мережу.
• Незалежно від того, яким образом ви з’єднуєтеся з вашим провайдером, щоб відсилати й одержувати електронну пошту, вам необхідно знати імена серверів вхідних і вихідних повідомлень, ваше ім’я користувача й ваш пароль.

Різні види облікових записів електронної пошти

Microsoft Outlook 2002 тепер підтримує ще більше типів облікових записів Інтернет-пошти: POP3, IMAP й HTTP (включаючи Hotmail).

• Post Office Protocol 3 (POP3) є найпоширенішим типом записів електронної пошти, надаваним провайдерами. За допомогою облікового запису POP3 ви з’єднуєтеся з поштовим сервером і завантажуєте повідомлення на свій комп’ютер.
• Internet Message Access Protocol (IMAP) ідентичний протоколу POP3 за винятком того, що ваші повідомлення зберігаються на поштовому сервері. Ви з’єднуєтеся із сервером, щоб прочитати заголовки повідомлень і вибираєте повідомлення, які ви хочете завантажити на ваш комп’ютер.
• Hypertext Transfer Protocol (HTTP) використається завжди, коли ви відкриваєте сторінки в Інтернет. Коли протокол HTTP використається як поштовий протокол, повідомлення зберігаються, приймаються й відображаються як окремі веб-страницы. Hotmail являє приклад облікового запису із протоколом HTTP.

При першому запуску Outlook зовнішній вигляд вікна програми залежить від того, чи обновили ви версію Outlook, або ж використаєте цей додаток у перший раз на своєму комп’ютері.

Відновлення до Outlook 2002

Якщо ви використали попередню версію Outlook на вашому комп’ютері, у вас уже є профіль Outlook. Цей профіль являє собою набір всіх даних, необхідних для доступу до однієї або декількох обліковим записам електронної пошти й до адресних книг. У цьому випадку, Outlook 2002 приймає ваші існуючі настроювання профілю, і вам не потрібно вводити їх заново, щоб почати використання нової версії Outlook.

Якщо ви працюєте в Outlook уперше

Якщо ви використаєте Outlook у перший раз, вам буде запропоновано створити профіль. Щоб виконати цей крок, вам буде потрібно спеціальна інформація про ваш обліковий запис електронної пошти, включаючи ваше ім’я користувача, ваш пароль й імена серверів вхідних і вихідних електронних повідомлень для вашого облікового запису. Ваш системний адміністратор або провайдер може надати вам цю інформацію.

Нижче перераховані основні кроки по настроюванню Outlook.

1. На робочому столі двічі клацніть на значку Microsoft Outlook. Коли запуститься Outlook, з’явиться діалогове вікно Новий профіль (New Profile).
2. Уведіть ім’я для вашого профілю (наприклад, ваше повне ім’я) і натисніть OK. З’явиться діалогове вікно Облікові записи електронної пошти (E-mail Accounts).
3. Виберіть опцію Додати новий обліковий запис електронної пошти (Add a new e-mail account) і натисніть Далі (Next). З’явиться діалогове вікно Тип сервера (Server Type).
4. Виберіть тип вашого облікового запису й натисніть Далі (Next). З’явиться діалогове вікно настроювань облікового запису. Уміст цього вікна залежить від обраного вами у вікні Тип сервера (Server Type) типу облікового запису.
5. Тепер вам потрібно ввести інформацію й додержуватися інструкцій, наданим вашим системним адміністратором або провайдером. Коли ви завершите процес настроювання, з’явиться вікно Outlook.

Читання повідомлень і відкриття вкладень

Коли ви запускаєте Outlook, всі нові повідомлення переміщаються із сервера електронної пошти, або завантажуються, у папку Вхідні (Inbox). В Outlook ви можете переглядати й читати ваші повідомлення декількома способами, а саме:

• ви можете вибрати найбільш важливі для вас повідомлення за допомогою функції Автопросмотра (AutoPreview);
• ви можете прочитати повідомлення, не відкриваючи його, в області перегляду;
• ви можете відкрити повідомлення в окремому вікні для зручності читання.

Як вкладення в електронних повідомленнях може втримуватися багато типів файлів. Наприклад, ваш колега надіслав вам документ Microsoft Word, приклавши його до електронного повідомлення. Ви можете відкрити ці файли з області перегляду або з відкритого повідомлення.

У цій вправі ви будете переглядати повідомлення, відкривати повідомлення й відкривати вкладення.

1. Якщо у вікні Outlook відображаються пам’ятки, завдання й повідомлення на сьогоднішній день, клацніть на значку Вхідні (Inbox) у панелі Outlook у лівій частині екрана. Якщо необхідно, розгорніть вікно. Тепер ви бачите поштову скриньку (Inbox), у якому ви будете зберігати й організовувати ваші електронні повідомлення.
2. Включите Автопросмотр (AutoPreview), вибравши Автопросмотр (AutoPreview) у меню Вид (View). Тепер ви можете бачити до трьох перших рядків кожного повідомлення у вашій поштовій скриньці.
3. Якщо необхідно, переглянете за допомогою смуги прокручування ваша поштова скринька, щоб знайти повідомлення. Потім клацніть на повідомленні, щоб відобразити його в області перегляду. За допомогою смуги прокручування в області перегляду ви можете переглянути весь уміст повідомлення. Майте на увазі, що область перегляду відображає повністю заголовок повідомлення (інформація, що перебуває вгорі електронного повідомлення, включаючи відправника, одержувача й дату) і імена всіх вкладених файлів.
4. Щоб відкрити вкладення, двічі клацніть на файлі.
5. Якщо з’явиться повідомлення з попередженням про те, що ви відкриваєте вкладений файл, виберіть опцію Відкрити (Open it) і натисніть OK.
6. Поверніться в поштову скриньку, клацнувши на його імені в панелі завдань Windows.
7. Закрийте область перегляду, вибравши пункт Область перегляду (Preview Pane) у меню Вид (View). Якщо поштова скринька містить велика кількість повідомлень, ви тепер можете бачити одночасно більше повідомлень, чим із включеною областю перегляду.

Відповідь на повідомлення

Ви можете відповідати на повідомлення декількома способами. Ви можете відповісти тільки відправникові повідомлення, або відправникові й всім одержувачам, спочатку зазначеним у рядках Кому (To) і Копія (Cc). І в тім й в іншому випадку файл або файли, прикладені до вихідного листа, не будуть включені у ваше відповідне повідомлення.

Ви можете переслати отримане повідомлення всім, а не тільки тому, хто вам відправив повідомлення або всім іншим його одержувачам. У пересилає сооется, що, будуть включені всі файли, прикладені до вихідного повідомлення.

У цій вправі ви відповідаєте на повідомлення й пересилаєте його.

1. У поштовій скриньці двічі клацніть на повідомленні, на якому хочете відповісти.
2. У панелі інструментів натисніть кнопку Відповісти (Reply). Відобразиться вікно з формою для відповіді. Майте на увазі, що відповідь буде відісланий тільки відправникові, і що вкладений файл не буде включений у відповідне повідомлення. Також зверніть увагу, що в рядку Тема (Subject) доданий префікс “Re:”. Цей префікс означає, що повідомлення є відповіддю на попереднє повідомлення.
3. Курсор уже перебуває в області повідомлення; уведіть текст повідомлення.
4. Натисніть кнопку Відправити (Send).
5. Якщо після відправлення повідомлення вікно повідомлення закрилося, двічі клацніть на повідомленні, щоб відкрити його знову.
6. У панелі інструментів натисніть кнопку Відповісти всім (Reply to All). З’явиться форма відповідного листа.
7. Уведіть текст, і натисніть кнопку Відправити (Send). Вікно відповіді закриється.
8. Якщо необхідно, відкрийте заново вікно повідомлення й потім у панелі керування натисніть кнопку Переслати (Forward). З’явиться вікно пересилання повідомлення.
9. У рядку Кому (To) уведіть вашу власну адресу електронної пошти.
10. Натискайте клавішу (Tab) доти, поки курсор не виявиться в тілі повідомлення; уведіть текст, і натисніть кнопку Відправити (Send). Вікно повідомлення закриється, і тепер воно буде переслано по вашій адресі. Якщо повідомлення прийде швидко, увійдіть у поштову скриньку, відкрийте його й подивитеся на заголовок. Зверніть увагу на те, як виглядають рядок теми й вкладення. Якщо повідомлення не прийде відразу, ви можете переглянути його пізніше.
11. Якщо необхідно, закрийте вікно повідомлення, нажавши кнопку Закрити (Close).

Створення нових повідомлень

За допомогою Outlook можна легко й швидко здійснювати зв’язок за допомогою електронної пошти. Ви можете відправляти повідомлення співробітникам у вашому офісі або в будь-які інші місця. Також, на додаток до безлічі опцій форматування в Outlook, ви можете вставляти гіперпосилання й додавати файли до повідомлень.

Якщо крім Outlook ви встановили Word 2002, Outlook 2002 буде використати Word як редактор електронних повідомлень за замовчуванням. Безліч потужних засобів обробки тексту в Word, включаючи стилі, таблиці й теми, доступні вам при створенні повідомлень в Outlook. Також Word буде перевіряти текст, що вводить вами, на помилки, виправляючи їх автоматично. Ви також можете здійснити в Word перевірку орфографії у вашому повідомленні, коли відправляєте його.

У цій вправі ви складете нове електронне повідомлення. Для виконання цієї вправи навчальні файли вам не знадобляться.

1. У панелі інструментів натисніть кнопку Створити (New Mail Message). Відкриється вікно з новим порожнім повідомленням.
2. У рядку Кому (To) уведіть адресу. Потім уведіть “;” (крапка з коми) і пробіл, і далі введіть другу адресу (якщо потрібний). Помітьте, що крапка з коми використається для поділу декількох адрес електронної пошти. Якщо адреса одержувача перебуває у вашій адресній книзі (address book), або ви вводили його раніше в заголовку повідомлення, Outlook автоматично завершує уведення адреси при натисканні клавіші (Tab). Якщо мають місце трохи частково співпадаючих адрес, Outlook відображає список адрес, уведених вами раніше, у якому ви можете вибрати потрібен вам адреса натисканням клавіші (Enter).
3. Натисніть клавішу (Tab) і в рядку Копія (Cc) уведіть вашу власну адресу електронної пошти.
4. Натисніть клавішу (Tab), щоб перейти в рядок Тема (Subject), і введіть заголовок повідомлення.
5. Натисніть клавішу (Tab) ще раз й уведіть текст повідомлення. Потім двічі натисніть клавішу (Enter).
6. У меню Таблиця (Table) наведіть покажчик миші на пункт Вставити (Insert) і виберіть Таблиця (Table). З’явиться діалогове вікно Word Вставка таблиці (Insert Table).
7. Установите число колонок і натисніть OK. У вашому повідомленні з’явиться таблиця.
8. Заповните осередку таблиці, як показано на малюнку, натискаючи клавішу (Tab) для переходу від осередку до осередку.
9. Натисніть кнопку Відправити (Send). Форма повідомлення закриється, і повідомлення буде відправлено по уведених адресах.