Апаратні засоби для забезпечення електронного документообігу

Для забезпечення електронного документообігу необхідно застосовувати цілий ряд апаратних засобів, тому що забезпечення існування та функціонування електронних архівів це складна процедура.

Наповнення, експлуатація та ефективне використання такого архіву можливе лише коли в його складі забезпечуються такі функції, як:

· Переведення до електронного виду вже наявних документів у паперовій формі;

· Запис до електронних архівів електронних копій документів;

· Зберігання електронного архіву та оперативний доступ до архівних даних;

· Виведення та тиражування документів із архіву по замовленням.

При забезпеченні системи апаратними компонентами треба враховувати задачі, які буде виконувати той чи інший апарат.

Сканування

При переведенні документів до електронного виду ми будемо працювати переважно з документами двох типів – вузькоформатні та широкоформатні. Зрозуміло, що для цих задач необхідні сканери, або сканери-копіри різних розмірів і різні за призначенням.

Вузькоформатні сканери, сканери-копіри можна поділити на:

· Книжні сканери. Вони призначені для сканування книг, брошур та інших зброшурованих або переплетених матеріалів.

· Пакетні сканери. Призначені для сканування пачок різноформатних документів.

· Звичайні планшетні сканери. Для малоформатних старих та пошкоджених документів.

Широкоформатні сканери відрізняються прямим або зігнутим трактом протяжки носія, максимальною товщиною матеріалу, що сканується, швидкістю сканування та розширенням і кольорами.

Накопичення і зберігання

Оперативні накопичувачі поділяються на:

· Жорсткі диски (HDD). Має значний об’єм і високий темп зчитування.

· RAID масиви. Об’єднання жорстких дисків у масиви для підвищення безпеки, надійності та продуктивності.

Довгочасні накопичувачі.

До них відносяться компакт диски та магнітооптичні. Вони являються одними із економніших. Вони є змінними носіями. З цих носіїв формують бібліотеки.

· Бібліотеки на компакт дисках. Вони зручні можливістю змішувати приводи та носії різних форматів в силу єдиного типорозміру дисків, а також ці бібліотеки зручно масштабувати.

· Бібліотеки на магнітооптичних дисках. Мають більшу вартість, але й більшу ємкість, швидкість доступу до даних. Швидкість обробки даних у МО-диска наближається до жорстких дисків.

Вивід та тиражування документів

Вузькоформатні документи. Для виведення і тиражування вузькоформатної документації можна застосувати звичайне офісне обладнання:

· Принтер;

· Копір;

· Принтер-копір.

Широкоформатні документи. Для тиражування широкоформатної документації знадобиться професійне обладнання, таке як:

· Плотер;

· Репрографічний комплекс.